Virtual reality ist das neue real

Über Chancen und Grenzen von Homeoffice und Remote Work nachzudenken, Erfolgsfaktoren herauszuarbeiten und so zu verhindern, dass wir wieder in den alten Trott zurückfallen – das sind die Ideen der Blogparade #remoteworks von Marcus, die ich hier gleich mal aufgreife und meine Gedanken beisteuere.

Es lohnt sich zu auch in diesem Zusammenhang überlegen, ob unsere Kommunikation jetzt eine Änderung erfahren hat und wie diese zu bewerten ist. Sind wir jetzt besser geworden? Oder wird das miteinander Kommunizieren noch schwieriger als im bisherigen Kontext?

Wie war es „vorher“?

Ich arbeite in einem Großbetrieb der Automobilindustrie. Das Unternehmen hat seine Wurzeln im Oberschwäbischen und man spürt immer noch diesen zu Recht stolzen Geist oberschwäbischer Ingenieurskunst und -kultur. Was aber im Gegenzug auch bedeutet, dass mitunter Innovationen aller Art recht langsam in die Arbeitsumgebung Einzug halten. In der letzten Zeit spürt man vermehrt Bestrebungen, „moderne“, z. B. agile und Lean-Ideen im Unternehmen zu platzieren. Oft sind das aber Initiativen, die vom Management ausgehen und mit entsprechender Skepsis bei den Kollegen aufgenommen werden. „Man hat ja schon viele Moden vorbei ziehen sehen“.

Das Unternehmen ist allerdings inzwischen ziemlich global aufgestellt, sodass Skype jetzt schon unsere normale Plattform zur Kommunikation war. Die Sprache hatte sich auch in der letzten Zeit massiv auf englisch umgestellt, da immer öfter mindestens ein Kollege in Meetings dabei war, der oder die nicht deutsch sprach. Meetings waren aber immer noch im wesentlich Präsenzmeetings mit Telefonspinne o. ä., z. B. für die „globalen“ Kollegen. Zum Arbeiten saß die Mehrheit in der überwiegenden Regel am fest zugeteilten „heimatlichen“ Schreibtisch in der Firma.

Was allerdings schon vor einigen Jahren ermöglicht wurde und auch schon recht gut funktionierte: mobil arbeiten. Im Prinzip hat jeder Bürokollege bei uns die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten, allerdings konnte bisher die Führungskraft immer noch ein Veto einlegen. Der maximale Umfang war bis vor kurzem begrenzt auf 20 Stunden im Monat. Wollte man von zu Hause aus arbeiten, musste das im ungünstigsten Fall jedes Mal abgesprochen werden. Bzw. „im Einvernehmen mit der Führungskraft“, wie die offizielle Regelung verlautete. Das heißt, bei Führungskräften, die Präsenzkultur aus welchen Gründen auch immer bevorzugten, war den Kollegen mobil arbeiten bis vor Kurzem unter Umständen gar nicht möglich. Bis vor kurzem, ziemlich genau dem 09.03.2020.

Was plötzlich geschah

Schon im Vorfeld dieser Woche spürte man, dass vermehrt z. B. Skiurlaubheimkehrer aus der selbstgewählten Quarantäne per Skype an den Meetings teilnahmen. In besagter Woche dann gab unsere Firma die Empfehlung aus, dass doch alle so weitreichend wie möglich von zuhause aus arbeiteten. Die zeitliche Beschränkung wurde aufgehoben, die Informatik schob Sonderschichten, dass alle aus ihrem heimischen Netz ins Firmennetz kamen.

Und plötzlich waren alle Meetings auf Skype und quasi alle waren daheim. Und siehe da, es funktionierte, wenn auch wie bei uns üblich ohne Video und wenn auch die Realität bis wenige Tage zuvor eine komplett andere gewesen war. Oder zum Beispiel die sowieso schon heftig belastete Projektleiterin neben ihrem verrückt engen Zeitplan jetzt auch noch das im Hintergrund hörbare KiTa-Kind managen musste.

Überraschenderweise schien die Zusammenarbeit wenig anders und im Regelfall ungefähr ebenso gut zu funktionieren. Gute Meetingvorbereitung zahlte sich aus, hatte sich aber auch schon in der zuvor üblichen Arbeitsweise bewährt, ebenso gültig nach wie vor der Umkehrschluss für suboptimalerweise weniger sorgsame Vorbereitung. Überraschend gut auch die Zusammenarbeit in unseren agilen Teams, offensichtlich war der Mehrheit die virtuelle Situation doch schon ganz gut vertraut und die Dailies, Retros und Sprintwechsel liefen auch remote im wesentlichen produktiv ab.

Was sich geändert hat

Die ablehnende Haltung mancher Führungskräfte zum HomeOffice ist vielleicht nicht in allen Fällen verschwunden, jedoch fragte am Tag X keiner mehr danach. Da unser Unternehmen schon vor den allgemeinen Kontaktbeschränkungen die Devise an alle Kollegen ausgab, daheim zu bleiben, war völlig klar, dass man ab dann weitestmöglich von zu Hause arbeiten sollte, um Infektionsrisiken zu minimieren. Der Wandel von „ein bisschen HomeOffice, wenn die Führungskraft mitgeht“, zu „HomeOffice als Default“ vollzog sich buchstäblich über Nacht.

Fairerweise muss man erwähnen, dass es auch nicht wenige Kollegen gab, die diesen Schritt sonst nicht in diesem Umfang freiwillig mitgegangen wären. Aber auch aus dieser Fraktion heraus nahm ich Überraschung wahr, wie gut das offensichtlich dann doch funktioniere. Ob sich aus dieser geringeren Ablehnung digitaler und virtueller Arbeitsumgebung eine generelle Aufgeschlossenheit für andere Ansätze zur Modernisierung unserer Arbeitswelt ergab, würde ich jetzt mal bezweifeln.

Was aber tatsächlich spürbar anders ist: die informelle, spontane Kommunikation findet jetzt so gut wie nicht mehr statt. Aber auch das hat verschiedene Aspekte: zum einen ist genau der Kollege nicht mehr da, der ungebremst an deinen Schreibtisch kommt und ohne dir eine Sekunde die Möglichkeit zu geben, dich auf seine Anwesenheit einzustellen, von dir verlangt, spontan ein fertiges Konzept zur Rettung der Welt in drei Minuten zu entwickeln. Zum anderen aber ergeben sich aus der Tatsache, dass alle vor Ort sind, immer wieder Gelegenheiten, auf die spontan und unmittelbar reagiert werden kann und dadurch so manches einfacher geregelt wird. Generell ist die Trennung zwischen Zusammenarbeit und Einzelarbeit deutlicher, Zusammenarbeit muss besser geplant werden als zuvor. „Auf Zuruf“ kommt fast nicht mehr vor.

Was fehlt

Kolossal ist allerdings die folgende Dimension beschnitten. Nämlich genau jener subtile Aspekt, den die Face-To-Face-Kommunikation immer noch allen virtuellen Formaten voraus hat. Ungleich mehr natürlich in unserem Fall, wo Skype nur mit Audio betrieben wird. Hier nehme ich nur die Worte und möglicherweise den Tonfall wahr.

In der realen Welt gibt es aber noch mannigfaltige andere Elemente, die wir nicht wirklich bewusst wahrnehmen und die allerdings durchaus selbst im sachlichen Ingenieurskontext eine Rolle spielen: Mimik, Körpersprache und die Kombination aus allen diesen Aspekten. Die Gefahr, dass wir virtuell „etwas in den falschen Hals“ bekommen, ist ungleich höher, weil wir zum Beispiel viel schlechter mitbekommen, dass die spitze Bemerkung eigentlich als auflockerndes Späßle (Achtung: schwäbisch!) gemeint war. Dem Empfänger am Headset verhagelt das aber vielleicht gründlich die Stimmung und eine gute Portion vielleicht mühsam gewonnenes Vertrauen könnte so schnell dahin sein.

Daher müssen wir virtuell ein wenig ähnlich vorsichtig sein wie bei schriftlicher Kommunikation und uns vermehrt Rückmeldung holen oder selbst für Transparenz sorgen, z. B. indem wir vermehrt erklären, wie wir etwas meinen. Auch Rückmeldung geben ist jetzt (noch) wichtiger: „Das habe ich jetzt von dir verstanden:…“

Was gut ist und bleiben sollte

Ob die „neue Realität“ jetzt besser oder schlechter ist als die alte, eher durch Präsenzkultur charakterisierte Arbeitswelt, lässt sich schlecht entscheiden, wie hoffentlich aus dem bisher beschriebenen klar wird. Klar ist eine autoritäre geprägte, alleinige Präsenzkultur nicht mehr zeitgemäß für eine produktive Arbeitsatmosphäre.

Allerdings hatten wir es vermutlich in sehr vielen Fällen schon mit Mischformen zu tun und einer gewissen Entscheidungsfreiheit bei allen Beteiligten, wie die ideale Arbeitsumgebung auch nur für wenige Stunden zu gestalten sei. Und genau das halte ich für den entscheidenden Aspekt: Entscheidungsfreiheit gibt uns Hoheit über unseren Arbeitstag und damit die Möglichkeit, Belastungen zu reduzieren und Randbedingungen zu optimieren. Nicht jeder Kollege ist im HomeOffice produktiver. Zur Zeit haben wir keine Wahl, aber wenn diese Pandemiephase eines Tages vorüber ist, sollte der Umgang mit der Frage präsent oder virtuell ein lockerer sein als das zuvor der Fall war.

Weil: Um was geht es? Projekte und sonstige Vorhaben sollen ihre Ziele mit möglichst wenig Reibungsverlusten erreichen. Wenn unsere Kollegen gelernt haben und selbst entscheiden können, wie sie am produktivsten sind – individuell oder im Team – kommen wir dem doch wieder ein Stückchen näher.

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