Klartext oder wertschätzende Rückmeldung

Dem sag‘ ich mal so richtig meine Meinung. So geht das ja nicht weiter. So kriegen wir das nie hin!

So oder so ähnlich – dunkle Wolken am Teamhorizont sind nicht selten

Rückmeldung ist wichtig. Wir arbeiten ja in den seltensten Kontexten selbstbestimmt und solistisch und müssen uns daher immer wieder erklären, was wir voneinander wollen. Bewusst „voneinander“, weil Anweisung und Umsetzung niemals nur eine Einbahnstraße ist nach dem Motto „der Chef sagt an und ich mache das“. Projektaufgaben müssen im Team durchgesprochen werden und ein möglichst großes gemeinsames Verständnis über Inhalt und Ziel aller Aufgaben erzielt werden. Während der Erarbeitung sollte ebenfalls immer wieder nachgefasst werden: Während der Arbeit drängelt sich wieder mein eigener Erfahrungsschatz und meine eigene Interpretation unter Umständen im Gehirn vor, sodass ich im Zweifelsfall wieder nur meine eigenen Vorstellungen umsetze, die im schlimmsten Fall nicht das treffen, was im Projektauftrag steht.

Im agilen Kontext wird das über die Dailies zumindest gut vorbereitet. Durch die kurzzyklische wiederkehrende gemeinsame Beantwortung weniger einfacher Fragen kann schnell Gesprächsbedarf an die Oberfläche treten. Dem dann zwischen betroffenen Teammitgliedern oder zwischen Projektleiter/Product Owner und Teammitglied möglichst umgehend nachgegangen wird. Auch im „klassischen“ Kontext tut ein Projektleiter gut daran, ähnlich hochfrequente Besprechungsplattformen zu etablieren.

Da passte was nicht

Dummerweise kommt es doch immer wieder vor, dass sich „zu spät“ herausstellt, dass Dinge doch nicht ausreichend klar waren. Da hat dann der Entwickler doch noch eine Zusatzfunktionalität eingebaut, weil er davon ausging, dass das gefordert war. Der Konstrukteur hat noch zwei Designvarianten nachgeliefert, obwohl man sich schon für Variante eins entschieden hatte. Ein gemeinsames Verständnis wurde offensichtlich nicht erzielt, was sich aber erst herausstellt, wenn schon Folgen der fehlerhaften Absprache zu erkennen sind.

Noch schwieriger wird es, wenn immer dieselben Mitarbeiter auf die beschriebene Art und Weise „ausscheren“: schwierige Situationen mit den bekannten „schwierigen“ Projektmitarbeitern. Genau hier wird es kompliziert: ist ein einmaliges Missverständnis schnell geklärt, die Beteiligten haben daraus gelernt und wissen, worauf sie in der nächsten ähnlichen Situation achten müssen. So können sich die Beteiligten einigermaßen sicher sein, dass ein solcher Fehler nicht noch einmal passiert. Allerdings trifft man immer wieder auf Kollegen, mit denen sich solche Situationen wiederholen und mit denen man ständig im gefühlt gleichen Dilemma landet.

Rückmeldung: sachlich, wertschätzend, konstruktiv

Eine Kultur der Sachlichkeit ist immer hilfreich. Es sollte im täglichen Umgang klar sein, dass es um die Erreichung der Ziele im Projekt geht und damit um Soll-Ist-Abweichungen bzw. um die verschiedenen Perspektiven darauf und schlussendlich die Einigung darüber. Richtige Fragen, die man hier stellen kann, sind: „Wo wollen wir hin?“, „was fehlt uns dazu?“ und „was müssen wir dafür tun?“.

Reden Menschen miteinander, klappt es nicht immer mit der Sachlichkeit. Immer ist auch Emotion mit im Spiel. D. h, auch wenn ich mich darum bemühe, Diskussionen sachlich zu halten, werde ich immer wieder Situationen erleben, die auf den ersten Blick unverständliche Reaktionen beinhalten. Ein hilfreiches Schema, mit dem jegliche Kommunikation einzuordnen ist, ist das SCARF-Modell. Es beschreibt mittels der fünf Faktoren Status, Certainty, Autonomy, Relatedness und Fairness ein System von Antriebsfaktoren, auf die jede mögliche Reaktion bzw. Interaktion zurückzuführen ist, bzw. eine Kombination der verschiedenen Faktoren. Kritisiert der Projektleiter zum Beispiel die zusätzlichen Designvarianten, die so explizit nicht gefordert waren, verletzt er mit großer Wahrscheinlichkeit den Faktor Status – der Kollege wollte sich ja mit dieser Arbeit extra engagiert zeigen.

Angriff ist die beste Verteidigung?

In der Zusammenarbeit mit dem oben schon beschriebenen „schwierigen“ Kollegen hilft aber unter Umständen alle Bemühungen um Sachlichkeit auf der einen Seite und Einordnung in dessen Reaktionsschemata auf der anderen Seite nichts. Es will einfach nicht funktionieren, das Team lässt ähnliche Schwierigkeiten verlauten. Die Situation muss thematisiert werden, möglichst alle Beteiligten in unterschiedlichen Konstellationen mit einbezogen werden.

Störungen müssen schnell behoben werden und haben immer hohe Priorität. Auf möglichst nicht verletzende Art und Weise muss das Gespräch mit dem „Verursacher“ gesucht werden – möglicherweise flüchtet sich der Angesprochene sofort in eine Verteidigungshaltung, fährt den Abwehrschild hoch (Rückzug) oder macht die Phaser scharf (Verteidigung). Nichtsdestotrotz ist der Verursacher immer auch Teil seiner Konstellation. Sie muss also zur Lösung der Situation miteinbezogen werden.

Fronten gar nicht erst entstehen lassen

Lass den schwierigen Kollegen nicht zum Feind werden, der dann sogar noch Kollegen um sich schart und eine Front gegen dich installiert. Deswegen muss man Konfliktpotenziale früh erkennen und aktiv werden. Was hilft – offen drüber reden, in verschiedensten Formationen. Klartext: Sachlich, wertschätzend, aber nicht weichgespült.

Professionalität oder – Komfortzone ist hier keine Alternative

Klartext bedeutet nicht Kuschelkurs mit ein paar vorsichtigen Anmerkungen. Klartext bedeutet andererseits auch nicht, dass das Gegenüber sich angegriffen fühlen muss. Am besten versucht man bestmöglich bei der Sache zu bleiben. Wenn trotzdem Emotionen im Raum sind: Ins Bewusstsein rufen, immer wieder nachgehen. Mittels Ich-Botschaften kann verletzungsarm transportiert werden. Emotionalität sollte immer thematisiert werden, und damit von der Sache, um die es geht, getrennt werden.

Auf Dauer hilft oft vermutlich nur ein „professioneller Umgang“ mit der Situation. Das beinhaltet häufige Rücksprachen, eine detaillierte Vereinbarung von Zielen und Regeln und nicht zuletzt auch eine ausführliche und sorgfältig gepflegte Dokumentation.

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